Kontrola zarządcza

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ

OKRĘGOWEJ KOMISJI EGZAMINACYJNEJ W WARSZAWIE

Podstawa prawna: art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.)

ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne

§ 1. 1. Regulamin kontroli zarządczej zwany dalej „Regulaminem” określa:
1.    cele i zadania kontroli zarządczej,
2.    elementy systemu kontroli zarządczej,
3.    zakres kontroli finansowej.
2. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do komórek organizacyjnych Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie, zwanej dalej „Komisją".

ROZDZIAŁ 2

Organizacja kontroli zarządczej

§ 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:
1.    zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2.    skuteczności i efektywności działania,
3.    wiarygodności sprawozdań,
4.    ochrony zasobów,
5.    przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6.    efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7.    zarządzania ryzykiem.
§ 3. System kontroli zarządczej w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie obejmuje:
1.    samokontrolę,
2.    kontrolę funkcjonalną,
3.    kontrolę instytucjonalną.
§ 4. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:
1.    poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów - kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań,
2.    legalność - zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3.    gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,
4.    celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów Komisji, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
5.    rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
§ 5. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z przydzielonego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego Regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany:
1.    podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2.    niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
§ 6. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Cel, zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy Regulamin.
§ 7. 1. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez:
1.    komórki organizacyjne w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach działań poszczególnych wydziałów,
3.    zespoły kontrolne powołane na podstawie zarządzeń dyrektora Komisji.
2. Cel, zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej określa Regulamin Kontroli Instytucjonalnej, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

ROZDZIAŁ 3

Charakter i rodzaje kontroli zarządczej

§ 8. 1. Mechanizmy kontrolne kontroli zarządczej mają charakter:
1.    zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk,
2.    wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły,
3.    dyrektywny - w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.
2. W przypadku, gdy mechanizmy określone w ust. 1 nie występują, lub zastosowanie ich jest zbyt kosztowne w stosunku do uzyskiwanych korzyści, należy zastosować mechanizmy kontrolne kompensujące - łagodzące.
§ 9. W Komisji obowiązują następujące rodzaje kontroli:
1.    zwrotna - dostarcza informacji na temat zakończonej działalności; umożliwia udoskonalenie działania w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach,
2.    równoległa - koryguje bieżące procesy; monitoruje działalność w czasie rzeczywistym, aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów,
3.    wyprzedzająca - przewiduje problemy i im zapobiegają.

ROZDZIAŁ 4
System kontroli zarządczej

§ 10. Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:
1.    środowiska wewnętrznego,
2.    zarządzania ryzykiem,
3.    czynności/mechanizmy kontrolne,
4.    informacja i komunikacja,
5.    monitoring i ocena.
§ 11. 1. Środowisko kontroli - odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w jednostce. Nadaje ton organizacji oraz wpływa na świadomość zatrudnionych pracowników. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli wewnętrznej.
2. Pracownicy są świadomi przyjętych w Komisji zasad i wartości etycznych, określonych w Kodeksie Etycznym Komisji.
3. Dyrektor Komisji oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownicy komórek organizacyjnych poprzez przykład i codzienne decyzje wspierają i promują przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.
4. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej.
5. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
6. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą:
a) Dyrektor,
b) Wicedyrektor,
c) kierownik komórki organizacyjnej, do której przeprowadzany jest nabór.
7. Dyrektor Komisji wspiera rozwijanie kompetencji zawodowych pracowników.
8. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jest określony w Regulaminie Organizacyjnym Komisji.
9. Każdy pracownik otrzymuje na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, którego przyjęcie potwierdza własnoręcznym podpisem.
10. Pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku Komisji oraz ustanowienia środków zaradczych.
11. Zestawienie zadań wrażliwych oraz mechanizmów kompensujących winno być określone w formie pisemnej. Pracownicy winni być zapoznani z niniejszym zestawieniem.
§ 12. 1. Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów, o których mowa w § 2, połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach Komisji. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej Komisji.
3.    Cele i zadania Komisji są określane w rocznej perspektywie.
4.    Cele i zadania Komisji na rok kolejny określa zespół kierowniczy, w skład którego wchodzą:
a)    dyrektor Komisji,
b)    wicedyrektor Komisji,
c)    kierownik Wydziału Sprawdzianów, Egzaminów Gimnazjalnych i Matur,
d)    kierownik Wydziału Egzaminów Zawodowych,
e)    kierownik Wydziału Badań i Analiz,
f)    kierownik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego,
g)    Główny księgowy.
5.    Zespół kierowniczy określa cele i zadania Komisji na rok kolejny w terminie do 15 grudnia.
6.    Wyznaczone przez zespół kierowniczy cele i zadania wpisywane są w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik Nr 2 do Regulaminu.
7.    Zespół kierowniczy określa mierniki realizacji celów. Mierniki są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, o którym mowa w ust. 6.
§ 13. 1. Zespół kierowniczy Komisji, nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Komisji.
2.    Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez:
a)    identyfikację ryzyk,
b)    monitorowanie realizacji zadań,
c)    analizę ryzyk i podejmowanie działań zaradczych.
3.    W procesie identyfikacji ryzyk wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli.
4.    Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół kierowniczy Komisji.
5.    O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor Komisji.
6.    Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków w których funkcjonuje Komisja.
7.    O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor Komisji.
8.    Zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, o którym mowa w § 12 ust. 6 Regulaminu.
9.    Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka.
10. Analizy ryzyka dokonuje zespół kierowniczy Komisji.
11. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk.
12.    Akceptowany poziom ryzyka określa dyrektor Komisji.
13.    Dyrektor Komisji lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
§ 14. 1. Czynności/mechanizmy kontrolne to zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w Komisji.
2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:
a)    podjęte na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,
b)    oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści,
c)    dobrze umiejscowione - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów organizacji,
d)    elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne,
e)    odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej; muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane,
f)    spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki,
g)    zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.
§ 15. 1. System informacyjny i komunikacja w Komisji polega na zidentyfikowaniu, zebraniu i przekazaniu istotnych zewnętrznych lub wewnętrznych informacji w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.
2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych i zgodności.
3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
4. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Komisji umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.
§ 16. 1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
2. Dyrektor Komisji, Zastępca Dyrektora Komisji oraz kierownicy komórek organizacyjnych w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze w komisji, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.
4. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez pracowników pełniących funkcje kierownicze, której wyniki winny zostać udokumentowane.

ROZDZIAŁ 5
Kontrola finansowa

§ 17. Kontrola finansowa, jako cześć systemu kontroli zarządczej obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt.1.
§ 18. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.
§ 19. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w § 5 ust. 3 i 4 Regulaminu.

ROZDZIAŁ 6
Postanowienia końcowe

§ 20. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym Regulaminem, wnioski w tej sprawie należy składać u Dyrektora Komisji.