Procedura zgłaszania naruszeń prawa w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Warszawie

Załącznik do zarządzenia nr 23 z 16.12.2021 r.

 

PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA W OKRĘGOWEJ KOMISJI EGZAMINACYJNEJ

W WARSZAWIE

 

Spis treści Definicje

1. Cel dokumentu

2. Zakres przedmiotowy

3. Wyłączenia dotyczące zgłoszeń naruszenia prawa

4. Zakres podmiotowy

5. Ochrona sygnalistów oraz osób związanych z procesem zgłaszania

6.1. Zasady ochrony sygnalistów oraz osób związanych z procesem zgłaszania

6.2.  Przesłanki objęcia ochroną sygnalistów oraz osób pomagających w dokonywaniu zgłoszenia

6.3. Środki ochrony sygnalistów, osób pomagających w dokonywaniu zgłoszenia oraz osób
       powiązanych ze zgłaszającym

7. Rodzaje zgłoszeń

8. Zgłoszenia wewnętrzne

8.1.  Organizacja procesu zgłaszania naruszeń prawa

8.2.  Tryb     przyjmowania     zgłoszeń           przeprowadzania     wewnętrznych    postępowań
       wyjaśniających

9. Pozostałe zgłoszenia

1O. Bezpieczeństwo danych osobowych

11. Postanowienia końcowe

12. Wykaz zmian

 

1.    Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. OKE w  Warszawie  -  należy  przez  to  rozumieć  Okręgową  Komisję  Egzaminacyjną  w
    Warszawie;

2. Dyrektora OKE w Warszawie - należy przez to rozumieć Dyrektora Okręgowej Komisji
    Egzaminacyjnej w Warszawie;

3. działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę  lub organ
   publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów  zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych
   przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w
   tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie
   podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i
   weryfikacji zgłoszeń;

4. działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub
    zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza
    lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub  wyrządza  lub  może  wyrządzić mu szkodę;

5. informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione
   podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub
   prawdopodobnie dojdzie w OKE w Warszawie, w której zgłaszający  pracuje lub  pracował,  lub 
   w innej  organizacji,  z   którą  utrzymuje   lub   utrzymywał   kontakt w kontekście związanym z
   pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6. informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć  przekazanie  zgłaszającemu  informacji na temat
    planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

7. kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze
    stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w
    ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa;

8. organie centralnym - należy przez to rozumieć  organ administracji  publicznej właściwy w
    sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania i publicznego ujawniania
    naruszeń prawa oraz przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach
    objętych ustawą, ich wstępnej weryfikacij i przekazania organom właściwym celem podjęcia
    działań następczych ;

9. organie publicznym - należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił 
    procedurę  przyjmowania  zgłoszeń  zewnętrznych   o   naruszeniach   prawa w dziedzinie
    należącej do zakresu działania tego organu;

1O. osobie  ,  której  dotyczy  zgłoszenie -  należy  przez to rozumieć  osobę fizyczną,  osobę
      prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa
      przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba,
      która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

11.  osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która
      pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z
      pracą;

12.  osobie powiązanej ze zgłaszającym - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może
      doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;

13.  pracodawcy  -   należy  przez  to  rozumieć   OKE  w  Warszawie,   w  którym  czynności w
      sprawach z zakresu prawa pracy wykonuje Dyrektor OKE w Warszawie;

14.  pracowniku - należy przez to rozumieć osobę fizyczną zatrudnioną na podstawie stosunku pracy
      przez pracodawcę;

15.  ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do
      wiadomości publicznej;

16.  ustawie - należy przez to rozumieć ustawę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa;

17.  zespole - należy przez to rozumień zespół ds. obsługi zgłoszeń o naruszeniu prawa powołany
      przez Dyrektora OKE w Warszawie;

18.  zgłaszającym (sygnaliście) - należy przez to rozumieć  osobę fizyczną,  która  zgłasza lub
      ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą;

19.  zgłoszeniu - należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy
      (zgłoszenie wewnętrzne), organowi publicznemu lub organowi centralnemu (zgłoszenie
      zewnętrzne).

2. Cel dokumentu

1.   Zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi normami prawnymi regułami postępowania.

2.   Kształtowanie właściwych postaw poprzez eliminowanie nieetycznych zachowań.

3.   Budowanie i ochrona dobrego wizerunku OKE w Warszawie poprzez ograniczanie ryzyka
      dokonania przez sygnalistę zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

4.   Określenie jednolitych, spójnych zasad zgłaszania naruszeńprawa w OKE w Warszawie.

5.   Stworzenie systemu ochrony i wsparcia sygnalistów.

6.   Określenie środków ochrony w procesie zgłaszania naruszeń prawa.

3.   Zakres przedmiotowy

3.1 Procedurę stosuje się do zgłoszeń polegającym na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z
      prawem lub mającym na celu obejście prawa, dotyczących:

1.   zamówień publicznych;

2.   zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

3.   bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogam;i

4.   ochrony środowiska;

5.   ochrony prywatności i danych osobowych;

6.   bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

7.   interesów finansowych Unii Europejskiej;

8.   rynku  wewnętrznego  Unii  Europejskiej,  w  tym zasad konkurencji     pomocy państwa oraz
      opodatkowania osób prawnych.

3.2. Ponadto procedurę stosuje się do spraw z zakresu:

1.    Przepisów   prawa   pracy   w   odniesieniu   do   zasad   z  nich  wynikających,    w tym w
       szczególności do zasad:

a.    poszanowania godności i innych dóbr osobistych;

b.    równouprawnienia pracowników;

c.     niedyskryminacji;

d.    prawa do godziwego wynagrodzenia;

e.    prawa do wypoczynku;

f.     zapewnienia     pracownikom    bezpiecznych          higienicznych     warunków    pracy;
       zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników;

g.    ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

h.    korzystności (uprzywilejowania) ;

i.     udziału pracowników w zarządzaniu zakładem pracy;

j.     swobody zrzeszania się pracowników i pracodawców;

k.    trwałości stosunku pracy.

2.    Przepisów o finansach  publicznych  w  odniesieniu  do  zasad z  nich wynikających,  w tym w
       szczególności do zasad:

a.    jawności i przejrzystości finansów publicznych;

b.    celowego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych;

c.    zapewnienia wszystkim podmiotom równych szans i możliwości w dostępiedo środków
      publicznych.

4. Wyłączenia dotyczące zgłoszeń

Procedura nie ma zastosowania do:

1.    Ochrony informacji niejawnych.

2.    Informacji   o    naruszeniu   prawa   zgłoszonej     na    postawie    przepisów    odrębnych, w
       szczególności jako skargi lub zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa.

3.    Naruszenia prawa godzącego wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenia naruszenia
       prawa następującego wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.

4.    Sprawcy naruszenia prawa, jeżeli na  podstawie  przepisów  prawa  osoba  ta  korzysta ze
       zwolnienia z odpowied zialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po
       popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa
       lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami.

5.    Naruszeń   prawa   w   zakresie   zamówień   publicznych   w   dziedzinach    obronności i
       bezpieczeństwa w rozumieniu przepisów o zamówieniach publicznych.

5.  Zakres podmiotowy

Procedurę  stosuje   się  do  osób,  które   zgłaszają   lub  ujawniają  publicznie   informację  o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności do:

1.   Pracowników OKE w Warszawie, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał.

2.   Osób ubiegających  się o zatrudnienie w OKE w Warszawie,  które uzyskały informacje  o
      naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

3.    Osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie
       umowy cywilnoprawnej, skierowania do odbycia praktyk, skierowania do odbycia stażu.

4.    Przedsiębiorców ubiegających się o kontrakty w OKE w Warszawie lub je realizujących.

5.    Osób  świadczących  pracę pod nadzorem  i kierownictwem  wykonawcy, podwykonawcy lub
       dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

6.    Pozostałych   osób   powołanych   do   wykonywania   innych   zadań   na   rzecz   OKE w
       Warszawie.

6.    Ochrona sygnalistów oraz osób związanych z procesem zgłaszania

6.1.  Zasady ochrony sygnalistów oraz osób związanych z procesem zgłaszania

a.     Zakaz dostępu osobom nieupoważnionym do informacji objętych zgłoszeniem (zasada
        poufności).

b.     Ochrona poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w zgłoszeniu oraz osoby
        której zgłoszenie dotyczy,  na każdym  etapie postępowania  jak i  po jego zakończeniu, z
        zastrzeżeniem sytuacji, w których ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na
        podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

c.     Zakaz podejmowania przez OKE w Warszawie działań odwetowych.

6.2.  Przesłanki       objęcia      ochroną      sygnalistów       oraz      osób      pomagających
       w dokonywaniu zgłoszenia

1.   Istnienie kontekstu związanego z pracą.

2.   Dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze.

3.   Działanie w interesie publicznym,  w  tym  w  szeroko  pojętym  interesie  pracodawcy lub
      społeczności pracowników.

4.   Istnienie podstaw uzasadniających podejrzenie o naruszeniu prawa.

s.   Posiadanie dowodów potwierdzających naruszenie prawa.

6.   Brak zamiaru osiągnięcia wyłącznie indywidualnych korzyści lub zrealizowania wyłącznie
      prywatnych interesów.

7.   Brak intencji ukrycia innego, niż zgłaszane, naruszenia prawa lub chęć odwrócenia uwagi
      od negatywnego działania zgłaszającego.

6.3. Środki ochrony sygnalistów, osób pomagających w dokonywaniu  zgłoszenia oraz osób
       powiązanych ze zgłaszającym Środki ochrony przysługujące sygnalistom, osobom
       pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym ze zgłaszającym, to w
       szczególności:

1.   Zakaz niekorzystnego traktowania pracowników z powodu dokonania przez nich zgłoszenia lub
      ujawnienia publicznego, chyba że pracodawca podejmując takie działania kierował się
      obiektywnymi powodami. Przy tym za niekorzystne traktowanie uważa się w szczególności:

a.    odmowę nawiązania stosunku pracy,

b.    wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

c.    brak zawarcia umowy o pracę na  czas określony  po  rozwiązaniu  umowy  o  pracę  na okres
       próbny, brak zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy  o  pracę na czas
       nieokreślony,  po rozwiązaniu  umowy  o  pracę na  czas określony - w sytuacji gdy pracownik
       miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

d.    obniżenie wynagrodzenia za pracę,

e.    wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

f.     pominięcie  przy  przyznawaniu   innych  niż  wynagrodzenie   świadczeń   związanych z pracą,

g.    przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,

h.    zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

i.     przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,

j.     niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

k.    negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

I. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o
   podobnym charakterze,

m.  wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących
      kwalifikacje zawodowe,

n.    nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne , o ile
       przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

o.    działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze
       lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub
       branżowego,

p.    jak również groźbę lub próbę zastosowania któregoś z ww. działań .

2.  Zapisy dotyczące niekorzystnego traktowania, ujęte w pkt 1 stosuje się także do osoby
     pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli pozostają
     one w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego (sygnalistę).

3.  Jeżeli praca jest lub  ma  być  świadczona  na  podstawie  stosunku  prawnego  innego, niż
     stosunek pracy, wobec zgłaszającego nie można stosować niekorzystnego traktowania,
     polegającego w szczególności na rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub odmowie nawiązania stosunku
     prawnego, na podstawie którego jest lub ma być świadczona praca przez sygnalistę, chyba że
     druga strona stosunku prawnego udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami, z
     zastrzeżeniem pkt 4.

4.  Ochrona prawna w zakresie wskazanym w pkt 3 obejmuje także osoby pomagające  w
     dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, jeżeli pozostają one w stosunku
     pracy lub na innej podstawie świadczą pracę na rzecz drugiej strony.

5.  Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy w obrocie gospodarczym, której
     stroną jest zgłaszający, z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest
     bezskuteczne.

7.    Rodzaje zgłoszeń

1.    Zgłoszenie wewnętrzne - polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa pracodawcy.

2.    Zgłoszenie zewnętrzne - polega na przekazaniu informacji o naruszeniu do organu
       publicznego lub do organu centralnego.

3.    Ujawnienie publiczne - jest podaniem informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

8.    Zgłoszenia wewnętrzne

8.1  Organizacja procesu zgłaszania naruszeń prawa

1.   Zgłoszenie naruszenia prawa może mieć charakter:

a.   jawny, gdy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości zarówno na etapie
      zgłaszania jak również działań następczych;

b.   poufny, gdy sygnalista nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i jego dane pozostają poufne
      na każdym etapie zgłoszenia jak i działań następczych;

2.   Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane w trybie zgłoszeń wewnętrznych.

3.   W OKE w Warszawie tworzy się kanały i mechanizmy informacyjne, za pomocą których można
      dokonywać zgłoszeń naruszenia prawa, którymi są:

a.   system   informatyczny,   w   tym poczta  elektroniczna     z następującym    adresem:
      naruszenia@oke.waw.pl

b.   tradycyjna forma listowna kierowana na adres OKE w Warszawie: Plac Europejski 3;
      00-844 Warszawa;

c.   telefon do członka Zespołu - nr tel: /22/ 457-03-359;

d.   bezpośredni kontakt z członkami Zespołu, do których można zwrócić się osobiście celem
      przekazania ustnej lub pisemnej informacji;

e.  w przypadku zgłoszeń, o których mowa w pkt 8.1.3 ci dna wniosek sygnalisty dopuszcza się
     bezpośrednie spotkanie zorganizowane w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

4.   Kanały i mechanizmy informacyjne są zabezpieczane w następujący sposób:

a.  w przypadku zgłoszenia przez system informatyczny, w tym przez pocztę elektroniczną,
     zgłoszenie przesyłane jest zaszyfrowanym plikiem, a hasło dostępu do niego przekazuje się
     innym kanałem np. wiadomością tekstową (sms), telefonicznie lub osobiście;

b.   w przypadku zgłoszeń w formie listu papierowego, na kopercie umieszcza się adres OKE w
      Warszawie oraz adnotację o treści: ,,ZGŁ OSZENIE NARUSZENIA PRAWA - NIE OTWIERAĆ" lub
      „SYGNALISTA- NIE OTWIERAĆ";

5.   Zgłoszenie wewnętrzne zawiera:

a.   dane  osoby  zgłaszającej,  w  tym:  imię,  nazwisko,  kontekst   związany   z   pracą oraz
      preferowany sposób kontaktu i przekazywania informacji o toczącym się postępowaniu tj.:
      numer telefonu/adres email/adres do korespondencji;

b.   o   ile    to    możliwe    dane    osób,    których    dotyczy    zgłoszenie,    w    tym    imię i
      nazwisko  oraz  oznaczenie  komórki  organizacyjnej,   z   określeniem   stanowiska lub
      pełnionej funkcji;

c.    opis stanu faktycznego skutkującego naruszeniem prawa;

d.    miejscowość i datę sporządzenia oraz podpis sygnalisty.

6.   Fakultatywnie zgłoszenie może zawierać udokumentowane materiały dowodowe potwierdzające
      naruszenie prawa.

7.   Wzór karty zgłoszenia zawiera załącznik nr 1.

8.  Wszystkie zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny,  a przy
     ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu oraz dążenie do ustalenia
     stanu faktycznego.

9.  Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń, weryfikacji, podejmowania działań
     następczych jest Zespół, którego zakres zadań obejmuje w szczególności:

a.   przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń;

b.   podejmowanie działań następczych;

c.    rzetelne dokumentowanie działań następczych;

d.    zapewnienie poufności gromadzonej dokumentacji;

e.    sporządzanie protokołu z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego;

f.     komunikację   ze  zgłaszającymi,  w  tym   występowanie   o   dodatkowe   informacje  i
       przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;

g.    przedstawianie propozycji działań korygujących;

h.    prowadzenie rejestru zgłoszeń.

8.2  Tryb przyjmowania zgłoszeń i przeprowadzania wewnętrznych postępowań
       wyjaśniających

1.    Wszczęcie przez Zespół postępowania wyjaśniającego, w tym dokonanie formalnej weryfikacji
       oraz wstępnej oceny zgłoszenia.

2.    Przygotowanie, w oparciu kartę zgłoszenia, karty informacyjnej celem ochrony tożsamości
       zgłaszającego oraz osób związanych ze zgłoszeniem, której wzór zawiera załącznik nr 2.

3.    Sporządzenie zawiadomienia o przyjęciu zgłoszenia i przekazanie go sygnaliście maksymalnie
       w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

4.    Wprowadzenie informacji o zgłoszeniu do rejestru zgłoszeń.

5.    W uzasadnianych przypadkach zwrócenie się przez Zespół do sygnalisty o uzupełnienie
       informacji.

6.    Zawiadomienie Dyrektora OKE w Warszawie o wpływie zgłoszenia.

7.    Wnioskowanie przez Zespół, w przypadkach uzasadnionych złożonością i wysokim stopniem
       skomplikowania zgłoszenia, o udzielenie wsparcia merytorycznego poprzez powołanie innych
       pracowników lub podmiotów zewnętrznych.

8.    Sporządzenie z postępowania wyjaśniającego dokumentacji (w tym protokołu), która
       przedstawiona jest Dyrektorowi OKE w Warszawie celem podjęcia decyzji.

9.    W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne podjęcie wewnętrznych działań naprawczych lub
       zawiadomienie organów ścigania, a w przypadku uznania zgłoszenia za bezzasadne oddalenie
       zgłoszenia.

1O. Przedstawienie zgłaszającemu wyników działań w terminie 3 miesięcy od przyjęcia
      zgłoszenia.

11.  Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest bez zbędnej zwłoki i polega w
       szczególności na:

a.   analizie dokumentów;

b.   analizie danych w systemach teleinformatycznych;

c.   analizie metadanych;

d.   rozmowach z pracownikami.

12.  W ramach postępowania wyjaśniającego Zespół może:

a.   utrwalać dane z systemów teleinformatycznych lub zabezpieczać je na informatycznym nośniku
      lub dokonywać wydruku tych danych;

b.   sporządzać     notatki     z    czynnoscI,     w    szczególności     z    zebranych     wyjaśnień,
      przeprowadzonych oględzin oraz z czynności związanych z dostępem do dokumentów, nośników
      oraz systemów informatycznych;

c.   odbierać wyjaśnienia od osoby związanej z postępowaniem;

d.   sporządzać kopie i odpisy badanych dokumentów w dowolnej formie.

13.  Czynności, o których mowa w pkt. 8.2.12, są wykonywane w obecności właścicieil informacji,
       które są przedmiotem badania.

14. Rezultaty przeprowadzonych działań następczych ujmuje się w rejestrze zgłoszeń, który
      obejmuje następujące informacje:

a.  numer sprawy;

b.  przedmiot naruszenia;

c.  datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

d.  informację o podjętych działaniach następczych;

e.  datę zakończenia sprawy.

14.   Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 3.

15.  Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia
       zgłoszenia.

9. Pozostałe zgłoszenia

1.    Zgłaszający   może   w   każdym   przypadku   dokonać    zgłoszenia    zewnętrznego bez
       uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności gdy:

a.   zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić
      bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko
      nieodwracalnej szkody, lub

b.   dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub

c.   w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo
      skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne
      okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość
      istnienia zmowy między pracodawcą, a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w
      naruszeniu prawa.

2.   Zgłaszający może w każdym przypadku, po uprzednim dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego,
      dokonać również zgłoszenia do organu publicznego lub organu centralnego (zgłoszenie
      zewnętrzne), w szczególności gdy w terminie na przekazanie informacji zwrotnej, określonym w
      niniejszej procedurze pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże
      zgłaszającemu informacji zwrotnej.

3.    Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do:

a.   Rzecznika Praw Obywatelskich - który jako organ centralny, przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne
      o  naruszeniach  prawa  w   dziedzinach   objętych   ustawą,   dokonuje  ich wstępnej
      weryfikacji i przekazuje organom właściwym do podjęcia działań następczych;

b.   Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów - jako organu publicznego przyjmującego
      zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów;

c.   innych organów publicznych, przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w
     dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

4.    Zgłoszenia zewnętrzne mogą być anonimowe lub umożliwiające identyfikację zgłaszającego.

5.    Zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się w oparciu o procedurę opracowaną przez organ
       przyjmujący  zgłoszenie,  z  uwzględnieniem  szczegółowych  informacji  na  temat  zasad i
       sposobu przyjmowania zgłoszeń zamieszczonych na stronie internetowej tego organu.

6.    Niezależnie od zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych dodatkowym sposobem zgłaszania
       naruszeń prawa jest ujawnienie publiczne, które polega na podaniu informacji o naruszeniu
       prawa do wiadomości publicznej.

1O. Bezpieczeństwo danych osobowych

1.   Administratorem   danych   zgłaszającego   i   osób   związanych  ze  zgłoszeniem     jest
      Dyrektor OKE w Warszawie w zakresie przypisanych uprawnień.

2.   Administrator danych zapewnia poufność przetwarzania danych osobowych w zakresie obsługi
      zgłoszenia.

3.   Administrator danych zapewnia ochronę tożsamości osób, których dane wskazano
      w zgłoszeniu.

4.   Każde  zgłoszenie,  wraz  z  danymi  dotyczącymi  zgłaszającego  i  osób  związanych ze
      zgłoszeniem lub danymi mogącymi  umożliwić  ich identyfikację, ma charakter poufny i podlega
      ochronie  na  zasadach  określonych  w  wewnętrznie  zatwierdzonej  w  OKE  w Warszawie
      dokumentacji bezpieczeństwa przetwarzania danych oraz z wykorzystaniem przyjętych środków
      organizacyjno-technicznych.

5.   Dostęp do informacji wskazanych w karcie zgłoszenia posiada wyłącznie Zespół i Dyrektor
      OKE w Warszawie, natomiast dostęp do informacji zamieszczonych w karcie informacyjnej mogą
      również posiadać inne upoważnione podmioty udzielające wsparcia merytorycznego.

6.   Osoby posiadające dostęp do informacji zawartych w karcie zgłoszenia i karcie
      informacyjnej muszą posiadać pisemne upoważnienie do ich przetwarzania wydane przez
      Administratora.

7.    Zespół oraz inne podmioty powołane do udzielenia wsparcia merytorycznego
       zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie pozyskali w toku
       wykonywanych zadań oraz podejmują działania zapewniające ochronę informacji przed
       dostępem osób nieupoważnionych oraz przed ich utratą, uszkodzeniem i zniszczeniem. Osoby
       te zobowiązane są do podpisania zobowiązania, którego wzór stanowi załącznik nr 4.

8.    W przypadku podmiotu udzielającego wsparcia merytorycznego Administrator danych zawiera z
       nim umowę powierzenia przetwarzania danych.

9.    Miejscem przechowywania dokumentacji jest pomieszczenie nr 307.

1O. Dane osobowe ujęte w zgłoszeniu są przetwarzane przez Administratora danych przez okres 5
      lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

11.  W ramach prowadzenia działań następczych obowiązuje zasada posługiwania się numerem
       sprawy, pod którym zostało zarejestrowane zgłoszenie.

12.   Danych  sygnalistów  oraz  osób   związanych   ze  zgłoszeniem   nie  zamieszcza   się  w
        rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.

13.   Dane  sygnalisty  oraz osób związanych  ze zgłoszeniem  nie są ujawnianie  w żadnym  z
        dokumentów związanych z działaniem następczym, jak  również nie umieszcza  się  ich
        rozdzielnikach tych dokumentów.

14.   Spełnienie  obowiązku  informacyjnego   wobec   sygnalisty   oraz   osób   związanych  ze
        zgłoszeniem, spoczywa na Zespole. Celem wypełnienie obowiązku informacyjnego stosuje się
        klauzule informacyjne, których wzory stanowią załączniki nr 5 i 6.

15.   Udostępnienie zgromadzonej dokumentacji prowadzonych działań następczych organom
        publicznym następuje na podstawie przepisów prawa, w związku z prowadzanymi przez nie
        czynnościami.

11. Postanowienia końcowe

1.    W uzasadnionych  przypadkach  dopuszcza  się  odstąpienie  od  przyjętej  procedury, po
       pisemnym wyrażeniu zgody przez Dyrektora OKE w Warszawie.

2.    W przypadkach nieuregulowanych w niniejszej procedurze, decyzje podejmuje Dyrektor OKE w
       Warszawie według swojej właściwości.

1O. Wykaz wprowadzonych zmian

• Pobierz dokument PDF